導入前は社員間でファイルを共有する場合、メールにファイルを添付してやり取りしていました。

この方法では、同じ資料が複数のパソコンやメールボックスに保存されるため、どのファイルが最新版なのか分かりにくくなります。

また、顧客から提出される申請資料や個人情報など、取り扱いに注意が必要な情報についても、保存場所やアクセス権限を明確に管理する仕組みがありませんでした。

新事務所の開設にあたり、全社員で利用できるファイル共有環境と、役割に応じてアクセスできる情報を制御できる仕組みが必要でした。

TOPLink Host上にWindows Serverを構築し、Active Directoryによるユーザー管理と共有フォルダによるファイル管理を行う構成を提案しました。

経営層、正社員、パート社員などの役割に応じてActive Directoryグループを設定し、共有フォルダへのアクセス権限を管理することで、必要な情報だけを必要な利用者へ公開できる構成としました。

事務所内にサーバを設置する必要がなく、Windows Serverをデータセンター側で運用できる点を評価いただきました。

また、社員数が少なくIT管理者がいない環境でも、ユーザー管理や権限設定を当社へ相談できるため、自社で複雑なサーバ管理を行う必要がないことも採用理由となりました。

事業上、顧客情報や個人情報を取り扱うため、インターネット接続についても一定水準のセキュリティ対策が必要でした。

特に行政から監査を受ける可能性があるため、「どのようなセキュリティ対策を実施しているか」を対外的に説明できる状態にしておく必要がありました。

一方で、自社内へUTMを設置して設定・監視・ライセンス管理を継続することは、IT管理者がいない企業には負担となります。

TOPLinkを導入し、事務所からのインターネット通信を当社データセンター側へ集約する構成を提案しました。

TOPLink 総合脅威対策を利用することで、事務所側へUTMを設置せず、データセンター側のUTMによってインターネット通信を保護します。

UTMを自社で購入・設置・管理する必要がなく、セキュリティ機能をサービスとして利用できることが評価されました。

また、行政監査などでIT環境について確認された場合にも、UTMを利用した境界セキュリティ対策を実施していることを説明できる点も重要でした。

一般的なオンプレミス構成では、Windows Server本体に加えて、UPSやバックアップ用ストレージなど複数の機器を事務所内へ設置する必要があります。

小規模な事務所では、これらの機器を置くためのスペースだけでなく、電源、空調、故障対応、バックアップ管理なども負担となります。

サーバ、バックアップ、セキュリティ機能をTOPLink側へ集約し、事務所側にはTOPLink接続用のルータを中心とした最低限の機器だけを設置する構成を提案しました。

複合機販売会社からは、サーバ、UPS、バックアップ装置、UTMなどを事務所内へ設置する構成で、まとまった初期投資が必要となる提案を受けていました。

TOPLinkを利用することで、これらを個別に購入する必要がなく、初期コストと設置スペースの両方を抑えられる点を評価いただきました。

Windows Serverに業務データを集約した場合でも、利用できる場所が事務所内だけでは、在宅勤務や緊急時の業務継続に対応できません。

そのため、自宅などからも社内リソースへ安全にアクセスできる方法が必要でした。

TOPLink VPNを利用し、社外からTOPLinkネットワークへ安全に接続できる環境を構築することを提案しました。

新たに導入する業界システムや行政関連システムでは、機密性の高い情報を取り扱います。

従来のTOPLink 総合脅威対策によってインターネット境界は保護されていましたが、今後は端末自体のセキュリティ状態についても管理する必要がありました。

また、将来的なSCS評価制度への対応を見据え、端末管理、マルウェア対策、セキュリティ状態の可視化などを体系的に行える環境を整備する必要がありました。

Microsoft 365 Business Premiumを導入し、IntuneとDefender for Businessによって端末管理と端末セキュリティを統合することを提案しました。

これまで蓄積された申請資料、見積書、請求書、メール、共有フォルダなどには、業務上有用な情報が多く含まれています。

一方で、作業途中のデータや不要なファイルを無条件にAIへ参照させると、回答精度を低下させる原因になります。

そこで、AI導入と同時に、「どの情報をAIへ参照させるか」という情報管理そのものを見直す必要がありました。

完了した業務資料をSharePointへ整理して保存し、AIが参照する情報源として利用する構成を提案しました。

また、メールについてもMicrosoft 365へ移行し、業務上のコミュニケーション情報をAIから利用できる環境へ統合しました。

初期導入時に構築したWindows Serverには、現在も日常業務で利用している情報が保存されています。

Microsoft 365へ新しい情報を集約しても、Windows Server側の過去情報をAIから利用できなければ、情報が分断された状態になります。

一方で、Windows Server上ではActive Directoryによって厳密なアクセス権限が設定されているため、AI導入によって権限管理を崩すことはできません。

既存のWindows Server Active DirectoryとMicrosoft Entra IDを連携し、TOPLink側の既存IT基盤とMicrosoft 365を統合した認証・情報利用環境を構築しました。

AIが情報を参照する際にも、利用者が本来アクセスできる範囲を超えて情報を取得しないことを重視して設計しました。

ChatGPTなどの一般的な生成AIは利用経験がありましたが、自社固有の業務情報を理解した回答や、自社の業務フローに沿った処理を行うことはできませんでした。

そこで、蓄積した業務資料を参照するだけではなく、日常的に繰り返される作業をAIエージェントによって効率化することを検討しました。

Microsoft 365と既存業務情報をAIの情報源として利用し、自社業務に合わせたAIエージェントを構築しました。