導入前のお客様環境
- Google Workspaceを利用
- Gmailによるメール運用
- Google Docsを利用したドキュメント作成・共有
- 社内コミュニケーションや日常業務はGoogle Workspaceを中心に実施
- Microsoft 365は未導入
- 取引先との業務上の都合から、Microsoft 365環境への移行が必要
ご相談いただいた内容・お客様の悩み
これまでGoogle Workspaceを中心に業務を行っていましたが、取引先との関係からMicrosoft 365環境へ移行する必要がありました。
単純に新しいMicrosoft 365アカウントを作成するだけではなく、これまで利用してきたメールデータやドキュメントを継続して利用できるように移行する必要がありました。
また、業務を止めずに移行するため、
- Gmailの既存メールをどのように移行するか
- Google Docs等で管理していたドキュメントをどこへ移行するか
- メールドメインの切替時に送受信トラブルを起こさないか
- Google WorkspaceとMicrosoft 365をどのタイミングで切り替えるか
といった点を整理した上で、段階的に移行する必要がありました。
課題と実施内容
THEME 01
Google WorkspaceからMicrosoft 365へ業務環境を移行したい
取引先との業務上の要件から、Google Workspace中心の環境をMicrosoft 365へ変更する必要がありました。
課題の内容
従来はGoogle Workspaceを利用し、GmailやGoogle Docsを中心に業務を行っていました。
既存環境には日常業務で利用するメールやドキュメントが蓄積されていたため、新しいMicrosoft 365環境へ単純に切り替えるだけでは、過去データが利用できなくなる可能性があります。
また、利用者にとってメールやドキュメントは日常業務に直結しているため、切替による長時間の業務停止は避ける必要がありました。
提案方針
Microsoft 365環境を先に構築し、Google Workspaceをすぐに停止するのではなく、データ移行と動作確認を行いながら段階的にMicrosoft 365へ切り替える方式を提案しました。
メールについてはMicrosoft 365の移行機能を利用し、既存のGmailデータをExchange Onlineへ移行します。
ドキュメントについてはSharePointサイトを構築し、Microsoft 365上で継続利用できる情報共有環境へ移行する構成としました。
この提案を採用いただいた理由
Google Workspace環境を即時停止せず、Microsoft 365側の準備とデータ移行を先行して行えるため、日常業務への影響を抑えられる点を評価いただきました。
また、メールだけではなくドキュメント管理についてもMicrosoft 365側へまとめて移行できることから、移行後の運用を一本化できる点も採用理由となりました。
Microsoft 365環境を構築し、Google Workspaceから段階移行
- Microsoft 365テナント・利用環境の設定
- 利用者アカウントの作成・設定
- Exchange Onlineのメール環境を構築
- SharePointサイトを構築
- Google Workspace側の移行対象データを確認
- 移行手順と切替スケジュールを作成
- Google WorkspaceとMicrosoft 365の並行稼働期間を設定
#Microsoft 365#Google Workspace#SharePoint Online#Exchange Online
RESULT既存業務を継続しながらMicrosoft 365へ移行できる環境を整備
既存のGoogle Workspace環境をすぐに停止せず、Microsoft 365側を先行して準備したことで、利用者の業務影響を抑えながら移行を進めることができました。
THEME 02
Gmailの既存メールを失わずにExchange Onlineへ移行したい
日常業務で蓄積されたGmailの既存メールをMicrosoft 365移行後も継続して参照できるようにする必要がありました。
課題の内容
メール環境をMicrosoft 365へ変更する場合、新規メールだけをExchange Onlineで受信できるようにしても、過去のメールがGoogle Workspace側に残ったままでは利用者の利便性が低下します。
取引先との過去のやり取りや業務履歴を引き続き確認できるよう、既存メールデータを新しいメールボックスへ移行する必要がありました。
提案方針
Microsoft 365が提供する移行機能を使用し、Google Workspace上のメールデータをExchange Onlineへ移行しました。
本番切替前にデータ移行を進め、最終切替時の差分をできるだけ少なくする構成としました。
GmailメールデータをExchange Onlineへ移行
- Gmail側のメールボックスを確認
- Microsoft 365移行機能を設定
- 既存メールデータをExchange Onlineへ移行
- 移行状況を確認
- 本番切替前に必要な差分移行を実施
- 移行後のメールデータを確認
#Microsoft 365#Google Workspace#Exchange Online#Gmail
RESULT過去メールを引き継いだ状態でMicrosoft 365へ移行
Google Workspace上に蓄積されていた既存メールをExchange Onlineへ移行したことで、Microsoft 365へ切り替えた後も過去のメールを継続して確認できるようになりました。
THEME 03
Google Workspace上のドキュメントをMicrosoft 365へ移行したい
Google Workspace上で利用していた業務ドキュメントを、Microsoft 365環境でも継続して共有・利用する必要がありました。
課題の内容
Google WorkspaceではGoogle Docsなどを利用してドキュメントを作成・共有していました。
Microsoft 365への移行後も、過去資料を参照できるだけでなく、新しい環境で社員間のファイル共有を継続できる必要があります。
そのため、単純にローカルPCへデータを保存するのではなく、Microsoft 365上に新しいドキュメント共有基盤を用意する必要がありました。
提案方針
SharePoint Online上に社内用のサイトを構築し、Google Workspace側の業務資料をMicrosoft 365へ移行しました。
移行後の利用を考慮し、SharePoint上で継続してファイル共有できる構成としました。
SharePointサイトを構築し、業務ドキュメントを移行
- SharePointサイトを新規構築
- ドキュメント格納先を設計
- Google Workspace側の移行対象データを整理
- ドキュメントをSharePointへ移行
- 移行後のファイル参照を確認
- Microsoft 365ユーザーからのアクセスを確認
#Microsoft 365#Google Workspace#SharePoint Online#Google Docs
RESULTメールだけでなくドキュメント共有もMicrosoft 365へ統合
Google Workspace側で利用していたドキュメントをSharePointへ移行したことで、Microsoft 365環境内でメールとファイル共有をまとめて利用できるようになりました。
THEME 04
メール切替時の停止時間や送受信トラブルを抑えたい
メールドメインの切替にはDNS変更が必要なため、設定変更による送受信トラブルや切替タイムラグをできるだけ抑える必要がありました。
課題の内容
Google WorkspaceからExchange Onlineへメールシステムを変更する場合、DNSのMXレコードなどを切り替える必要があります。
DNS変更後は環境によって反映まで時間差が生じる可能性があり、切替方法を誤ると、
- 一部メールが旧環境へ届く
- 新環境へメールが届かない
- 送信ドメイン認証に問題が発生する
といったトラブルにつながる可能性があります。
提案方針
切替前にMicrosoft 365側のメール設定とDNS設定を確認し、Google Workspaceとの並行稼働期間を設けた上で、本番切替を実施しました。
DNS設定についても事前に確認・調整し、可能な限り切替時のタイムラグを抑えるようにしました。
DNS設定とメール切替を計画的に実施
- Microsoft 365側のドメイン設定を確認
- Exchange Onlineのメール受信設定を確認
- MXレコード等のDNS設定を準備
- 必要なメール関連DNSレコードを確認
- Google WorkspaceとMicrosoft 365を並行稼働
- 本番切替タイミングを調整
- DNSレコードを変更
- 切替後のメール送受信を確認
#Microsoft 365#Google Workspace#Exchange Online#DNS
RESULT切替時の影響を抑えてMicrosoft 365へ完全移行
事前に移行作業とDNS設定を準備し、並行稼働期間を設けたことで、メール切替による業務への影響を抑えることができました。
最終的にGoogle WorkspaceからMicrosoft 365へ完全移行し、Microsoft 365を日常業務の基盤として利用できるようになりました。
関連して実施した見直し
今回の移行では、単純にGmailをExchange Onlineへ変更するだけではなく、メールとドキュメントの双方をMicrosoft 365へ移行しました。
また、Google Workspaceをすぐに停止するのではなく、Microsoft 365環境を事前に構築し、
- Microsoft 365環境構築
- メールデータ移行
- SharePointサイト構築
- ドキュメント移行
- Google Workspaceとの並行稼働
- DNS・メール環境の最終切替
- Microsoft 365への完全移行
という順番で実施しました。
これにより、日常業務への影響をできるだけ抑えながら新しい環境へ移行しました。
導入した全体構成
導入前
- Google Workspace
- Gmail
- Google Docs
導入後
- Microsoft 365
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Microsoft 365アカウントによる利用環境
導入後、全体としてどう変わったか
導入後の変化
Google Workspace中心の業務環境からMicrosoft 365へ移行
導入前はGoogle Workspaceを利用し、メールとドキュメント共有を行っていました。
取引先との業務上の要件からMicrosoft 365への移行が必要となりましたが、既存メールや業務資料を失うことなく、新しい環境へ引き継ぐ必要がありました。
今回、Microsoft 365環境を先に構築し、既存メールをExchange Onlineへ、業務ドキュメントをSharePointへ移行しました。
その後、一定期間Google WorkspaceとMicrosoft 365を並行稼働させた上で、DNS設定を切り替えてMicrosoft 365へ完全移行しました。
これにより、既存データを引き継ぎながら、業務への影響を抑えてMicrosoft 365環境へ移行することができました。
お客様の声
取引先との関係でMicrosoft 365へ移行する必要がありましたが、これまで利用してきたメールや資料をそのまま使える形で移行できたので助かりました。
一度に環境が切り替わるのではなく、並行して確認できる期間があったため、利用者側でも安心して新しい環境へ移行することができました。
メールだけでなく、ドキュメント共有についてもMicrosoft 365へまとめられたため、移行後の利用方法も分かりやすくなりました。
とくじ担当者コメント
今回の移行では、Google WorkspaceからMicrosoft 365へデータを移すこと自体よりも、実際の業務への影響をできるだけ小さくすることを重視しました。
特にメールについては、DNSの切替タイミングや設定内容によっては送受信に影響が出る可能性があります。
そのため、Microsoft 365側の環境を事前に準備し、既存メールの移行を進めた上でGoogle Workspaceとの並行稼働期間を設けました。
DNSについても、切替時のタイムラグができるだけ小さくなるよう事前に設定内容を確認し、本番切替後のメール送受信まで確認しています。
また、メールだけを移行してGoogle Workspace側へドキュメントを残すのではなく、SharePointもあわせて構築することで、移行後のMicrosoft 365環境を一つの業務基盤として利用できるようにしました。
Microsoft 365への移行では、単純なライセンス導入ではなく、既存データの移行、利用者への影響、DNS切替、並行稼働を含めた移行計画が重要だと考えています。
